Code de déontologie
Code de déontologie
Le Code de déontologie se définit comme étant l’ensemble des règles pratiques que la Fédération impose à chaque pourvoirie membre. L’objectif vise à opérationnaliser ses valeurs en définissant ce qui est tolérable ou non. Dans le présent Code, le terme « pourvoirie » désigne une entreprise qui détient un permis de pourvoirie valide. De même, le terme « membre » désigne, selon le contexte, une pourvoirie membre en règle de la Fédération, ses propriétaires, actionnaires ou employés.
A. DEVOIRS ENVERS LA SOCIÉTÉ
1. Le membre collabore avec les autorités publiques pour assurer le respect des lois et des règlements ayant trait à la pratique des activités offertes par son entreprise.
2. Il dirige son établissement de façon professionnelle.
3. Il collabore avec les instances concernées (Ministère responsable de la faune, Fédération des pourvoiries du Québec, autres) pour l’application de saines pratiques de conservation et de mise en valeur de la ressource faunique.
4. Il collabore également avec les intervenants concernés et les autres gestionnaires de territoires fauniques, afin de favoriser la gestion intégrée des ressources fauniques et forestières.
B. DEVOIRS ENVERS LES CLIENTS
5. Dans sa publicité, le membre décrit fidèlement les services offerts et les infrastructures et équipements disponibles.
6. Lors de la réservation, les services offerts et les prix sont décrits de façon complète au client, de même que le mode de paiement et la politique de remboursement et cela, via un document. Sauf en cas de force majeure, si le membre doit procéder à une modification de la réservation, il offre des services d’une qualité au moins équivalente ou, à défaut, offre une compensation monétaire au client.
7. Il met à la disposition de ses clients des unités d’hébergement et des équipements sécuritaires et en bonne condition d’usage.
8. Il prend les moyens nécessaires pour avoir suffisamment de personnel compétent et courtois.
9. Il donne tous les renseignements nécessaires au client afin de lui assurer un séjour agréable et sécuritaire.
10. Il ne garantit pas la quantité de gibier récolté ni le nombre de poissons capturés et n’utilise aucune expression pouvant laisser croire au recours à une telle garantie.
11. Il convient qu’il revient au client d’abattre lui-même son gibier et de capturer lui-même ses poissons.
12. Il agit raisonnablement afin que la réglementation de chasse et de pêche soit respectée par ses clients.
C. DEVOIRS ENVERS LA FÉDÉRATION ET SES INSTANCES
13. Le membre veille à la réputation de la Fédération et en assure la crédibilité par son comportement.
14. Il protège la Fédération contre toute fausse représentation.
15. Il aide au développement de la Fédération par l’échange de ses connaissances et de son expérience avec les autres membres et par sa participation aux activités de la Fédération.
16. Il refuse son appui à tout membre qui déroge aux exigences du Code.
17. Il s’engage à respecter le Code et à se conformer aux demandes et aux recommandations du Comité de déontologie dans les délais prévus.
D. DEVOIRS ENVERS LES AUTRES MEMBRES
18. Le membre agit de façon loyale à l’égard des autres membres et évite de nuire, directement ou indirectement, aux rapports existants entre ces derniers et leurs clients ou employés.
19. Il évite de causer du tort, directement ou indirectement, à la réputation d’un autre membre. Toutefois, s’il considère que ce dernier s’est rendu coupable d’un acte contraire au Code, il soumet le cas par écrit au Comité de déontologie qui le traitera comme une plainte.
E. COMITÉ
20. Le Comité de déontologie veille au respect du Code par les membres de la Fédération. Il recommande des moyens d’action pour sensibiliser les membres à l’importance de la qualité des services en pourvoirie.
21. Il traite toute plainte écrite contre un membre, pourvu qu’elle se rattache au Code et qu'elle soit formulée au plus tard dans les 90 jours suivant soit la fin du séjour faisant l'objet de la plainte, soit toute tentative jugée crédible de recherche d'entente entre les deux parties durant cette période. Ces plaintes peuvent être transmises par voie électronique pourvu que les coordonnées postales du plaignant soient précisées.
22. Le secrétaire du Comité pourra refuser de traiter une plainte s’il juge qu’elle n’est pas suffisamment documentée, notamment l’absence de photos qu’il jugerait essentielles. Dans un tel cas, il en informera le plaignant qui pourra préciser sa plainte.
23. Il traite aussi toute plainte contre un non-membre s’il possède aussi une pourvoirie membre. Il en va de même pour toute plainte contre une pourvoirie suspendue ou expulsée ou qui n’aurait pas renouvelé son adhésion après une réservation.
24. Il achemine la plainte recevable à la pourvoirie concernée et lui accorde au moins 30 jours pour l’obtention de sa version des faits.
25. Après étude des versions du plaignant et de la pourvoirie, ou de la seule version du plaignant si la pourvoirie n’a pas répondu, il informe les personnes concernées de ses conclusions des membres du Comité. Un appel de ces conclusions pourra être considéré s’il est demandé dans les 30 jours suivant leur transmission. Le cas échéant, des éléments nouveaux devront accompagner cette demande en vue de l’appuyer, éléments auxquels la partie adverse sera invitée à réagir.
26. Il remet un rapport annuel de ses activités au Conseil d’administration et lui réfère, pour décision finale, toute sanction qui impliquerait la suspension ou l’exclusion d’un membre.
Composition
Le Comité de déontologie de la Fédération des pourvoiries du Québec (FPQ) est composé de quatre (4) membres :
- Le Secrétaire du Comité (M. Gaétan Hamel)
- Un représentant des pourvoyeurs (M. Robbie Esterson)
- Un représentant de la clientèle (M. André Boucher)
- Un représentant du secteur touristique (M. Théodore Carier)
Mandat
Le mandat du Comité est de veiller à l’application et au respect du Code de déontologie par tous les membres de la FPQ. Le Code est adopté par les membres en assemblée générale et comprend des obligations envers la société (respect des lois et règlements applicables à l’industrie), envers la clientèle (qualité de l’hébergement et des services), envers la FPQ (participation au développement de son réseau) et envers les autres membres (loyauté envers ces derniers). Il vise à consolider l’image de la pourvoirie au Québec.
Toute plainte à l’encontre d’une pourvoirie membre de la FPQ peut être transmise de deux manières :
a) Par courrier : La plainte doit être signée et postée à l’adresse suivante :
Comité de déontologie
Fédération des pourvoiries du Québec
3137, rue Laberge
Québec (Québec) G1X 4B5
b) Par courriel : Vous pouvez utiliser le formulaire web pour déposer une plainte en déontologie.
Toute plainte doit indiquer les coordonnées postales complètes du plaignant et être reçue dans les 90 jours suivant la fin du séjour.
Dès que le Secrétaire du Comité reçoit une plainte, un accusé de réception est transmis au plaignant(e) et copie de la plainte est acheminée à la pourvoirie visée, en vue d’obtenir sa version des faits et prendre connaissance des actions qu’elle a posées. Par la suite, le Comité étudie le dossier lors de sa prochaine rencontre, soit une au printemps et une à l’automne, et formule des recommandations s’il y a lieu. Ses conclusions sont transmises à la pourvoirie et au plaignant(e).
Il est important que la plainte soit détaillée, appuyée par des photos ou autres documents (contrats, courriels, etc.) afin que les membres du Comité puissent prendre la décision la plus éclairée possible. En effet, l’étude d’une plainte se fait uniquement sur la foi des documents reçus par le plaignant(e) et la pourvoirie. Le secrétaire peut donc refuser une plainte s’il juge qu’elle n’est pas suffisamment documentée. Ni le plaignant(e) ni la pourvoirie ne sont présents lors de l’étude de la plainte par le Comité.
Pouvoirs
Selon ses statuts, et compte tenu que l’adhésion à la FPQ est un geste volontaire de la part d’une pourvoirie, le Comité de déontologie n’a pas de pouvoir d’enquête auprès des membres, comme le pourrait par exemple le syndic d’une corporation professionnelle. Son rôle consiste plutôt à agir comme intermédiaire entre un client(e) insatisfait et une pourvoirie, afin d’en arriver à un règlement négocié, à la satisfaction de chacune des parties. Un appel des conclusions du Comité pourra être considéré s’il est fait dans les 30 jours suivants leur transmission et si des éléments nouveaux sont alors présentés pour l’appuyer.